System EOD


ActaFlow to system informatyczny wspomagający pracę, poprzez procesowe podejście do zarządzania. Dzięki procesowemu postrzeganiu zjawisk biznesowych, system ActaFlow doskonale nadaje się do odzwierciedlania tych właśnie procesów biznesowych, ich modelowania, nadzorowania i kontroli.

docsIstnieje szerokie zastosowanie dla tego typu podejścia, począwszy od procesów sprzedaży czy nawet procesów produkcyjnych, aż po pełne prowadzenia projektów zarówno tych prostych jak i bardzo złożonych, opartych o  skomplikowane struktury organizacyjne, zasobowe czy zależne od zmieniających się warunków otoczenia danego projektu czy procesu. Bogata logika wspomagająca procesy udostępniona w systemie ActaFlow, daje możliwość modelowania systemów informatycznych praktycznie bez znajomości programowania, które do tej pory nie były modelowane logiką procesową, a przynajmniej nie były w takiej grupie prezentowane. Zwykle takim ograniczeniem były obarczone procesy, które albo nie były identyfikowane jako powtarzalne, albo pozornie były zbyt skomplikowane, by je w klarowny sposób zaprezentować.

Przykładem stosunkowo prostego zastosowania (zaledwie kilkanaście procesów) jest System Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD), często też nazywany Systemem Elektronicznego Zarządzania Dokumentami czy dokumentacją (EZD). Elektroniczny obieg dokumentów zbudowany jako zespół powiązanych ze sobą procesów o logice biznesowej, wsparty jednolitym repozytorium zasobów, stanowi doskonały przykład zastosowania ActaFlow w organizacji.

Dotychczas w trakcie wdrażania elektronicznego obiegu dokumentów organizacja musiała przyjąć pewne formalne i uniwersalne podejście do zarządzania dokumentami, które wykreowało się na podstawie ograniczonych możliwości jakie dawały systemy informatyczne. Dokumenty stanowiły centrum zainteresowania organizacji i ich przetwarzanie warunkowało sposób postępowania. Systemy tego typu nazywane w skrócie DMS (Document Management System), funkcjonują z powodzeniem do dziś i dla wielu struktur nadal pozostają dobrym rozwiązaniem. Takie formalne podejście doskonale znajduje swoje zastosowanie w administracji publicznej, gdzie merytoryczna struktura podziału dokumentów i dziedzin pracy oparta jest o jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA). Zwykle jest on narzucony organizacji z mocy ustawy lub innych przepisów czy instrukcji porządkowych. Ma to swoje oczywiste zalety, ale kiedy organizacja postępuje w tak ściśle określonych ramach, nie daje to możliwości projektowego, zadaniowego podejścia do osiągania celów organizacji. Daje się to oczywiście w jakiś sposób usprawnić, ale skutkuje to tym, że po części dublowana jest praca, a co za tym idzie efektywność takiej pracy jest dość wątpliwa.

Dlatego rozwiązanie zastosowane w ActaFlow wspiera także naturalne, wynikające z wieloletniego przyzwyczajenia użytkowników, podejście tzw. dokumentowe, jednak w postaci odpowiednio zamodelowanych procesów. Całość opiera się o repozytoria dokumentów niezbędne z formalnego punktu widzenia, które w przypadku podmiotów publicznych są kluczowe.

Standardowe procesy systemu ActaFlow (EOD):

Korespondencja przychodząca 

Rejestracja dokumentów wpływających do organizacji w elektronicznym dzienniku korespondencji wraz ze scanami oryginałów. Możliwość prowadzenia wielu dzienników, szybkie wyszukiwanie pism po różnych kryteriach, wydruki dzienników, eksport danych z dzienników do arkuszy kalkulacyjnych.

Dekretacja korespondencji przychodzącej 

Dekretacja pism przychodzących do wydziałów / biur / referatów / komórek oraz bezpośrednio pracowników. Dekretacja oryginału pisma oraz dowolnej liczby kopii, w trakcie dekretacji istnieje możliwość dołączenia adnotacji / uwagi. Dekretacja wskazuje kto aktualnie jest dysponentem danego pisma i gdzie w organizacji się znajduje. Sekretariat i kierownictwo ma dokładną informację o stanie pisma i pracowniku, u którego się znajduje.

Prowadzenie spraw / rejestrów / projektów 

System umożliwia rozdzielanie pism do konkretnych spraw (rejestrów, projektów), zarówno zupełnie nowych spraw jak i już istniejących. System wiąże wszelkie dokumenty ze sobą, co ułatwia ich śledzenie, powiązania oraz historię. Dostęp do spraw zgodnie z przyznanymi uprawnieniami.

Korespondencja wychodząca 

Rejestracja dokumentów wychodzących z organizacji w elektronicznym dzienniku korespondencji wraz z wersjami elektronicznymi lub scanami. Powiązanie dokumentów przychodzących i wychodzących przedstawia pełen obraz informacji w organizacji, np. jakie pismo wpłynęło i jaka odpowiedź została wysłana.

Dokumenty wewnętrzne 

Rejestry dokumentów wewnętrznych w organizacji, np. umowy, protokoły, zarządzenia, oferty, dokumentacja przetargowa, dokumenty pracownicze (np. wnioski urlopowe).

System umożliwia utworzenie dowolnej liczby rejestrów dostępnych dla pracowników zgodnie z nadanymi uprawnieniami.

Cechy systemu

Procesy systemu