Dlaczego procesowe podejście do zarządzania?
Zainteresowanie podejściem procesowym do zarządzania stale rośnie. Nie jest to niespodzianką, ponieważ procesy podobnie jak modele odzwierciedlają pewien stan rzeczy w sposób usystematyzowany i przewidywalny. Dzięki temu możemy planować, a następnie realizować nasze cele w ściśle określony sposób z uwzględnieniem wcześniej przewidzianych zmiennych. Te zmienne mogą dotyczyć najróżniejszych parametrów związanych z realizacją samego procesu i dzięki temu, że są mierzalne można przewidzieć i dostosować przebieg procesu w zależności od ich zachowania.
Dodatkowym atutem procesowego podejścia jest możliwość wyciągania wniosków z monitorowania przebiegu procesów, ich zachowania i dostosowywania ich przebiegu do aktualnie wymaganych celów czy zmiennych środowiska zewnętrznego czy też wewnętrznego. Można w ten sposób szybko i skutecznie zareagować na pewien sposób postępowania w zależności od wymagań klienta i rynku, zmiany polityki firmy, dostępnych zasobów czy też ekonomiki samego osiągania celu. Podobnie jak w prognozowaniu pogody. Nie mamy wpływu na pogodę, ale obserwując pewne znane nam zmienne jesteśmy w stanie uaktualniać dane modelu pogodowego i z pewnym prawdopodobieństwem określić przyszłe parametry rzeczywistych warunków atmosferycznych. Im więcej rzetelnych danych posiadamy oraz im nasz model matematyczny jest dokładniejszy, tym lepiej i szybciej jesteśmy w stanie przewidzieć warunki pogodowe.
Gdzie zarządzanie procesowe może mieć zastosowanie?
Praktycznie wszędzie, gdzie cele osiągane są w sposób powtarzalny. Co to znaczy? Kiedy chcemy wyprodukować pewne dobro, posługujemy się surowcami, metodami, urządzeniami i wiedzą w celu połączenia tego wszystkiego w optymalny mechanizm osiągnięcia zamierzonego celu. Skąd wiemy że nasz zbiór czynności i podejście do osiągnięcia celu są optymalne? Tego nie wiemy dopóki nie weryfikujemy tego na różnych etapach osiągania celu.
Takie właśnie podejście jest podejściem procesowym. Dodatkowo budujemy swego rodzaju przepis na wypieczenie ciasta, którym jest właśnie osiągnięcie naszego celu w sposób najlepszy z możliwych.
Enigmatyczne? Niezupełnie. Zobaczmy jak to może wyglądać w praktyce na przykładzie jakiegoś prostego procesu. Weźmy na przykład proces sprzedaży chleba, który dla większości naszych odbiorców jest chlebem idealnym.
Jeśli określimy jakich składników używamy, w jakich proporcjach oraz w jakich warunkach je przygotowujemy, możemy każdy z tych elementów monitorować. Zaczynając od pochodzenia mąki, przez młyn i sposób jej przygotowania po warunki samego wypieku czy też nawet sposobu prezentacji towaru i jego przechowywania czy pakowania. Ważne jest, by mierzone czynniki były możliwe do zmierzenia, bo jeśli jako parametr określimy sobie np. ładny zapach, to jego mierzalność będzie obarczona błędem subiektywności mierzącego, ponieważ dla każdego z badających taki parametr może mieć inną skalę satysfakcji. Inaczej jest np. w przypadku temperatury, która zawsze może zostać określona precyzyjnie.
Zbierając takie dane dążymy do idealnego balansu pomiędzy wszystkimi mierzalnymi parametrami procesu eliminując niedoróbki i braki już we wczesnym stadium procesu, a nie dopiero przy końcowej kontroli jakości. Właśnie dlatego firmy produkcyjne tak bardzo pokochały procesowe podejście do zarządzania produkcją. Ogranicza się w ten sposób propagujące się błędy z wcześniejszych procesów czy czynności, dając możliwość ich naprawy w momencie kiedy ich naprawa jest jeszcze możliwa czy uzasadniona ekonomicznie.
Czy tylko produkcja może czerpać korzyści z procesowego podejścia do zarządzania? Na szczęście nie. Istnieje niewiele, naprawdę niewiele sytuacji kiedy podejście procesowe albo jest trudne albo nie jest uzasadnione. Czy więc może z tego skorzystać organizacja nie zajmująca się produkcją? Tak, oczywiście – warunkiem jest określenie celów działania.